A importância de uma comunicação eficaz no Ambiente de Trabalho
A comunicação é um aspecto fundamental de qualquer organização, e é vital para o sucesso de uma empresa, sendo a base de todas as suas interações comerciais. No ambiente de negócios acelerado de hoje, a comunicação eficaz e precisa é mais importante do que nunca, sendo uma habilidade crítica que todo funcionário deve possuir, independentemente de sua posição ou indústria.
Globalmente, a pandemia sublinhou a importância de uma comunicação eficaz. A habilidade de expressar-se, principalmente por escrito, tornou-se indispensável, dada a maior dependência dos instrumentos de comunicação digital. Os colaboradores tinham de confiar na comunicação uns dos outros para transmitir as suas ideias, propostas, feedbacks aos seus colegas e chefes, tornando crucial a capacidade de se comunicar de forma clara, concisa e persuasiva.
A capacidade de se comunicar de forma precisa é essencial por uma série de motivos, confira:
Construir relações: A comunicação eficaz fomenta relações positivas entre os colaboradores, gestores e clientes. Ajuda a criar um ambiente de trabalho positivo e produtivo, onde todos se sentem ouvidos e valorizados.
Melhorar a produtividade: Uma comunicação clara leva a uma melhor compreensão das tarefas e objetivos, o que pode melhorar a produtividade e a eficiência da organização. A falta de comunicação pode levar a confusão, mal-entendidos e erros.
Reduzir conflitos: A comunicação é a chave para resolver conflitos e evitar que estes se agravem. Ao encorajar uma comunicação aberta e honesta, os funcionários podem abordar questões antes de se tornarem problemas importantes.
Melhorar o trabalho de equipe: Uma boa comunicação é essencial para um trabalho de equipe eficaz. Ajuda a construir confiança e colaboração, o que leva a uma melhor tomada de decisões e resolução de problemas.
Mas como comunicar-se de forma concisa?
Comunicar concisamente significa expressar a sua mensagem com o mínimo de palavras possível, sem sacrificar a clareza ou precisão. Aqui estão algumas dicas sobre como comunicar de forma concisa:
Conheça o seu público: Compreender as necessidades e preferências do seu público irá ajudá-lo a adaptar a sua mensagem aos seus interesses e nível de compreensão.
Concentre-se no ponto principal: Identifique o ponto principal que pretende transmitir e use-o como base para a sua mensagem. Evite incluir informações desnecessárias ou tangentes que possam distrair do seu ponto principal.
Use linguagem simples: Evite utilizar vocabulário ou jargão complexo que possa confundir o seu público. Em vez disso, use uma linguagem simples, direta e fácil de compreender.
Use uma voz ativa: Utilizar voz ativa torna a sua mensagem mais direta e concisa. A voz passiva pode fazer a sua mensagem soar vaga e indireta.
Mantenha-a curta e compreensível: Tente manter a sua mensagem tão curta quanto possível sem sacrificar a compreensão. Use pontos, subtítulos e parágrafos curtos para quebrar a sua mensagem e torná-la mais digerível.
Use uma voz ativa: Utilizar voz ativa torna a sua mensagem mais direta e concisa. A voz passiva pode fazer a sua mensagem soar vaga e indireta.
VOZ ATIVA ≠ VOZ PASSIVA, qual a diferença?
A voz ativa e a voz passiva são duas formas diferentes de construir uma frase em relação à ação que está sendo descrita. Na voz ativa, o sujeito da frase age sobre o objeto. Já na voz passiva, o objeto da frase sofre a ação e o sujeito pode ser omitido ou introduzido por meio da preposição "por".
Por exemplo, considere a frase "O gato comeu o rato". Na voz ativa, o sujeito (o gato) é quem executa a ação de comer, enquanto o objeto (o rato) sofre a ação. Na voz passiva, a mesma frase poderia ser reescrita como "O rato foi comido pelo gato", onde o objeto (o rato) se torna o sujeito da frase e o verbo é conjugado no tempo verbal adequado para a voz passiva.
Em resumo, a diferença principal entre a voz ativa e a voz passiva é que na primeira o sujeito executa a ação e na segunda o objeto sofre a ação.
As empresas começam a perceber a necessidade de processos estruturados para a comunicação, incluindo diretrizes para linguagem, mensagens e tom. Uma comunicação clara e concisa, aliada à empatia e compreensão, pode ajudar a construir melhores relações com os colegas e clientes, além de assegurar que todos estejam na mesma página. A comunicação ganhou novo significado na sequência da pandemia, e as empresas que reconhecem o seu valor e investem nela estarão mais bem equipadas para navegar nos desafios do trabalho e emergir mais fortes do outro lado.
